Ein umfassender KI-Leitfaden für Unternehmen und Teams

Spätestens seit dem Launch von ChatGPT ist das Wort Künstliche Intelligenz (KI) fest in unserem Wortschatz verankert. Es ist spannend zu beobachten, wie schnell wir neue Technologien in unserem Alltag integrieren, sei es privat wie auch beruflich. Die folgende Grafik zeigt dies eindrücklich; ChatGPT brauchte nur zwei Monate, um die ersten 100 Millionen User von ihrem Dienst zu überzeugen:

Quelle: netscribes, World of Statistics

Viele Firmen tun sich schwer damit, KI-Lösungen in ihrer Organisation zu festigen. Dies nicht zuletzt, weil die Flut an Lösungen und Tools unfassbar gross ist und so schnell eine Reizüberflutung entstehen kann - man weiss nicht, wo anfangen. In diesem Beitrag geben wir Dir mit unserem umfassenden KI-Leitfaden ein Hilfsmittel zur Hand, damit Du den Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Deinem Unternehmen erfolgreich implementieren kannst.

Bevor wir starten: Wenn Du auf der Suche nach Experten zur Implementation von Künstlicher Intelligenz in Deinen Arbeitsprozessen bist, dann bist Du bei uns goldrichtig. Von KMUs bis hin zu Grossunternehmen durften wir bereits verschiedenste Organisationen mit auf die KI-Reise nehmen und die Workflows optimieren. Interessiert an einem KI-Workshop? Wir freuen uns auf Deine Kontaktaufnahme.

Die Nutzung von Künstlicher Intelligenz bietet Unternehmen die Möglichkeit, Effizienz zu steigern, Innovationen zu fördern und neue Geschäftsmodelle zu entwickeln. Von der Automatisierung routinemässiger Aufgaben bis hin zur Ermöglichung komplexer Entscheidungsprozesse kann KI in nahezu jedem Unternehmensbereich eingesetzt werden.

Für eine erfolgreiche Implementation von KI in einzelne Arbeitsprozesse hat der Buchautor und Universitäts-Professor Paul Leonardi das sogenannte “STEP” Leitfaden zur Implementation von Künstlicher Intelligenz in Unternehmen entwickelt. Das Modell soll Mitarbeitende und Entscheidungsträger dabei unterstützen, neue Technologien wie KI optimal bei der Arbeit zu nutzen.

Das STEP-Modell basiert auf einem dreijährigen Forschungsprojekt mit insgesamt 10 wissensintensiven Spitzenunternehmen, die Künstliche Intelligenz bereits erfolgreich in ihren Arbeitsprozessen implementiert haben.

Insgesamt besteht das STEP-Modell aus vier miteinander verbundenen Aktivitäten, die Führungskräften dabei helfen sollen, dass KI eine positive und produktive Rolle in ihren Organisationen spielt:

1. Segmentierung (Segmenting): Aufgaben entweder für die Automatisierung durch KI oder für die Erweiterung durch KI zu segmentieren.

2. Übertragung (Transitioning): Aufgaben zwischen Arbeitsrollen zu übertragen.

3. Schulung (Education): Arbeitnehmer zu schulen, um die sich entwickelnden Fähigkeiten der KI zu nutzen und neue Fähigkeiten zu erwerben, die ihre sich wandelnden Jobs erfordern.

4. Leistungsbewertung (Performance): die Leistung zu bewerten, um das Lernen der Mitarbeitenden und die Unterstützung, die sie anderen bieten, widerzuspiegeln.
   

Mehrere Organisationen haben das STEP-Modell bereits erfolgreich implementiert. Ihre Erfahrungen haben gezeigt, dass das Framework drei essenzielle Bedürfnisse erfüllt: Erstens befähigt es Mitarbeitende, aktiv an der Gestaltung ihrer neuen Aufgaben mitzuwirken. Zweitens ermöglicht es Führungskräften, Aufgaben neu zu verteilen und Arbeitsrollen auf eine neue Weise zu erschaffen, die dem Unternehmen einen Mehrwert bieten. Drittens bietet das STEP-Modell einen Weg, mit der Tatsache umzugehen, dass der technologische Wandel eine kontinuierliche Optimierung erfordert und nicht mithilfe einmaliger Tätigkeiten bewältigt werden kann.

#ProTipp: Am wirkungsvollsten ist dieses Modell, wenn Du dieses zusammen mit Deinem Team oder Deiner Abteilung erarbeitest. Es kann hilfreich sein, in einem ersten Schritt mit einem Pilot-Projekt zu starten, bevor Du einen grossen Roll-out planst.

“Wie wird Künstliche Intelligenz die verschiedenen Aufgaben von mir und meinen Mitarbeitenden beeinflussen?” Das ist die zentrale Fragestellung, die es in der Phase der Segmentierung zu beantworten gilt. Die Antwort dafür findest Du, indem Du mit Deinem Team die Aufgaben in folgende drei Kategorien einteilst:

1. Aufgaben, die KI nicht übernehmen kann oder sollte.

2. Aufgaben, bei denen KI die Handlungen der Arbeitskräfte unterstützen kann.

3. Aufgaben, die durch KI automatisiert werden können.

Erstelle hierfür eine Liste (Miro Board, Excel oder ähnliches) und kategorisiere die einzelnen Aufgaben gemäss dem oben erwähnten Schema. Anschliessend kannst Du die einzelnen Aufgaben priorisieren.

Aufgaben, die KI nicht übernehmen sollte, könnten beispielsweise Aufgaben rund um den Schutz von geistigen Eigentums des Unternehmens oder die Einhaltung von bestimmten rechtlichen Richtlinien sein. Anschliessend geht es darum, die Aufgaben zu erfassen, bei denen KI unterstützen kann. Dies können beispielsweise Aktivitäten im First-Level-Support sein, die zu einer Qualitätssteigerung der Antworten beitragen und die Antwortzeit verkürzen. Schliesslich geht es um die Identifikation von Aufgaben, die vollständig automatisiert werden könnten. Wenn Deine Organisation täglich viele Meetings hat, so könnte zum Beispiel die automatisierte Transkription und anschliessende Zusammenfassung der Meetings in Form eines Protokolls eine KI Automatisierung darstellen.

Habt ihr die Kategorisierung der Aufgaben vorgenommen, wird als Nächstes das Entlastungspotential durch den Einsatz von KI in den jeweiligen Arbeitsbereichen festgelegt. Dies kann beispielsweise mithilfe einer Schätzung der eingesparten Stunden erfolgen.

Wir empfehlen, dass Du es Deinem Team überlässt, bei der Segmentierung die Führung zu übernehmen und mit den Werkzeugen zu experimentieren. Sie wissen am besten über die einzelnen Arbeitsschritte bereit und können es entsprechend das KI-Potential (mit Deiner Hilfe) sehr gut abschätzen.

Da KI Arbeitsaufgaben entweder schneller und genauer erledigt (Erweiterung) oder einige davon komplett übernimmt (Automatisierung), haben einige Teams nach der Einführung der KI mehr Zeit für neue Tätigkeiten. Dadurch ist eine Umgestaltung der Arbeitsrollen durch Vertiefung oder Aufwertung möglich.

Die Vertiefung von Rollen ermöglicht es Mitarbeitenden, mehr Zeit für bestimmte Aufgaben aufzuwenden, als sie zuvor konnten. Oftmals wird die gewonnene Zeit für andere wertsteigernde Massnahmen aufgewendet. Auch könnte beispielsweise das Fachwissen mithilfe von internen Schulungen gestärkt werden und so in die Expertise der Mitarbeitenden investiert werden, was zu qualitativ hochwertigen Leistungen führt.

Die Aufwertung von Rollen beinhaltet, dass Mitarbeitende Aufgaben übernehmen, die typischerweise von jemandem in einer höheren Position durchgeführt wurden. So könnten zum Beispiel Buchhalter aufgrund von automatisierten Aufgaben neu Tätigkeiten von Finanzanalysten übernehmen, indem sie Finanzdaten interpretieren, Berichte erstellen und Empfehlungen für Kosteneinsparungen oder Investitionen abgeben.

Die ersten beiden Phasen des STEP-Rahmens erfordern, dass Mitarbeitende neue Fähigkeiten erlernen, von denen einige direkt mit der Nutzung von Daten, Algorithmen und KI zusammenhängen. Mitarbeitende müssen verstehen, wie KI-Werkzeuge funktionieren, wie man KI mit unternehmenseigenen Dokumenten oder Daten trainiert, wie man effektive Befehle oder Aufforderungen erstellt (sogenanntes „Prompt-Engineering“) und wie man die Validität der Vorhersagen einer KI bewertet.

Da KI-Werkzeuge sich ständig weiterentwickeln, können wir nicht einfach nur einmal neue Fähigkeiten erlernen und es dabei belassen. Wir müssen den Segmentierungsprozess regelmässig überprüfen und das Wissen über die Fähigkeiten der KI und die Bereiche, in die unsere Arbeitsrollen übergehen werden, kontinuierlich auffrischen.

Durchschnittlich durchläuft ein Unternehmen gemäss Leonardi den STEP-Prozess innert drei Jahren zweieinhalbmal. Deshalb ist dieser Schritt ein wesentlicher Erfolgsfaktor und sollte oberste Priorität geniessen. Je nach Ressourcen kann man mit ausgewählten KI-Kursen von bestehenden E-Learning-Plattformen wie Udemy, LinkedIn oder Udacity bereits einen wichtigen Schritt in die richtige Richtung machen. Auch eigene, interne Weiterbildungslösungen mit KI-Zertifikaten sind ein gangbarer Weg.

Unternehmen, die der Schulung der Mitarbeitenden mit hoher Priorität umsetzen, verankern eine Kultur des Lernens in ihrer Organisation und haben KI als Lernmöglichkeit dargestellt. Neugier und Experimentierfreude wird bei diesen Teams gefördert sowie eine Auseinandersetzung der eigenen Aufgaben im Zusammenhang mit KI.

Im letzten Schritt vom STEP-Modell müssen wir über die Leistungsbewertung sprechen. Traditionell werden Mitarbeitende aufgrund von Geschwindigkeit, Effizienz, Kreativität oder Genauigkeit beurteilt, mit der sie bestimmte Aufgaben erfüllen. Der Einsatz von KI spielt all diesen Faktoren in die Karte und ändert entsprechend die Erwartungshaltung. Aufgrund der Schnelllebigkeit und der mehrmaligen Anpassung der Aufgaben durch das kontinuierliche Anwenden des STEP-Modells sollte der Bewertungszeitraum entsprechend angepasst werden. Hierfür eignet sich oftmals quartalsweiser Bewertungszeitraum.

Die Nutzung von Künstlicher Intelligenz bietet transformative Möglichkeiten für Unternehmen aller Branchen. Durch die sorgfältige Planung und Implementierung von KI-Strategien können Organisationen ihre Effizienz steigern, innovative Lösungen entwickeln und langfristig erfolgreich sein. Das STEP-Modell kann als wichtiges Framework verwendet werden, um die KI-Kompetenz in der eigenen Organisation zu fördern und kontinuierlich auszubauen.

Beginne deine KI-Reise mit klaren Zielen und realistischen Erwartungen. Investiere in Dein Team und die notwendige Infrastruktur, und sei offen für die Transformation, die KI in Deinem Unternehmen bewirken kann.

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